Umowa o dzieło jakie koszty ponosi pracodawca w praktyce?

Umowa o dzieło jest najtańszą formą zatrudnienia dla pracodawcy w Polsce, ponieważ nie wiąże się z odprowadzaniem składek ZUS oraz ogranicza obowiązki fiskalne tylko do wynagrodzenia i podatku dochodowego [2][3]. W praktyce całkowity koszt umowy o dzieło dla pracodawcy najczęściej ogranicza się do kwoty brutto ustalonej w umowie oraz ewentualnych kosztów administracyjnych [2].

Charakterystyka umowy o dzieło oraz podstawowe założenia

Umowa o dzieło to rodzaj umowy cywilnoprawnej, w ramach której zleceniodawca zleca wykonanie określonego rezultatu, a wykonawca zobowiązuje się go wykonać [3]. Umowa ta różni się od innych form zatrudnienia, ponieważ nie gwarantuje praw socjalnych (brak urlopu wypoczynkowego i zasiłków chorobowych) [4]. Nie posiada również minimalnego wynagrodzenia, choć ustalona jest minimalna stawka godzinowa – w 2024 roku wynosiła ona 28,10 zł brutto [2].

Najważniejszym atutem tej formy współpracy z punktu widzenia pracodawcy jest brak obowiązku odprowadzania składek ZUS [2][3]. Umowa o dzieło nie generuje więc kosztów związanych z ubezpieczeniem społecznym czy zdrowotnym [2]. To sprawia, że umowa ta jest powszechnie wykorzystywana przy projektach, w których efekt końcowy jest jasno zdefiniowany, a zleceniodawca nie chce ponosić dodatkowych kosztów zatrudnienia [3].

Kluczowe koszty ponoszone przez pracodawcę

W praktyce pracodawca przy umowie o dzieło ponosi koszt wynagrodzenia brutto oraz obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy [2][3]. Nie pojawiają się tutaj składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne [2]. Dodatkowe koszty dla pracodawcy mogą dotyczyć wydatków na materiały lub koszty organizacyjne związane z realizacją dzieła, jeśli zostały ustalone w umowie [7].

Istnieją jednak obowiązki administracyjne, takie jak zgłoszenie zawarcia umowy do ZUS oraz właściwe rozliczenia podatkowe [4]. Przy większej liczbie umów tego typu, koszty administracyjne i czas poświęcany na obsługę dokumentacji mogą istotnie wzrosnąć [4].

Koszty uzyskania przychodu i ich wpływ na całkowity koszt

Podstawowy koszt uzyskania przychodu z tytułu umowy o dzieło to 20% wynagrodzenia, chyba że w grę wchodzi przeniesienie praw autorskich – wtedy koszt ten wynosi 50% [1][5]. Oznacza to, że od wynagrodzenia odlicza się odpowiednią część, pomniejszając podstawę opodatkowania [6]. W 2024 roku łączna suma 50% kosztów wynagrodzenia nie mogła przekroczyć 85 528 zł [1].

Wysokość kosztów uzyskania przychodu ma bezpośredni wpływ na wysokość zaliczki na podatek dochodowy, a tym samym pośrednio wpływa na ogólny koszt zatrudnienia w przypadku rozliczania umów o dzieło [6].

Procesy administracyjne i rozliczenia podatkowe

Do kluczowych obowiązków administracyjnych pracodawcy przy umowie o dzieło należy zgłoszenie zawartej umowy do ZUS oraz terminowe przekazanie zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego [4]. W przypadku powierzenia kilku zadań na podstawie umów o dzieło, rozliczenia stają się bardziej czasochłonne i mogą wygenerować dodatkowe koszty administracyjne [4].

Dokładne wyliczenia podatku dochodowego wymagają każdorazowo uwzględnienia poziomu kosztów uzyskania przychodu oraz rodzaju powierzonego dzieła [6]. Pracodawca przekazuje wykonawcy wynagrodzenie netto, po potrąceniu wymaganych zaliczek [2].

Najważniejsze elementy kosztów przy umowie o dzieło

Podsumowując najważniejsze elementy kosztów umowy o dzieło z punktu widzenia pracodawcy są następujące: wynagrodzenie brutto dla wykonawcy, obowiązek odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy oraz potencjalne koszty administracyjne [2][3][7]. Brak składek ZUS istotnie obniża koszty tej formy zatrudnienia w porównaniu do tradycyjnych umów o pracę lub zlecenie [2].

Nie występuje tu konieczność wypłacania świadczeń socjalnych ani gwarancji kontynuacji współpracy po wykonaniu dzieła [4]. Dodatkowe koszty mogą pojawić się w odniesieniu do materiałów lub innych zasobów wymaganych do realizacji zadania, jeśli strony przewidziały taki zapis w umowie [7].

Podsumowanie kosztów umowy o dzieło w praktyce

Koszty pracodawcy przy umowie o dzieło sprowadzają się do wypłaty wynagrodzenia brutto oraz rozliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Brak obciążeń z tytułu ZUS sprawia, że jest to najbardziej ekonomiczna forma współpracy dla pracodawcy [2]. Koszty uzyskania przychodu na poziomie 20% lub 50% mają wpływ na ostateczną wysokość podatku, a więc na kwotę netto otrzymywaną przez osoby na umowie o dzieło [1][5][6].

Choć dokumentacja i rozliczenia mogą generować dodatkowe nakłady czasowe, to całkowity koszt zatrudnienia wykonawcy na umowie o dzieło – w porównaniu z innymi formami współpracy – jest relatywnie najniższy [2][3][7].

Źródła:

1. https://mk.rp.pl/blog/czym-jest-umowa-o-dzielo-2025-kodeks-cywilny-zus-podatki-czym-rozni-sie-od-umowy-zlecenie/
2. https://www.upbonus.pl/blog/koszty-pracodawcy-w-polsce-poradnik-dla-przedsiebiorcow
3. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-umowa-o-dzielo-charakterystyka-i-specyfika
4. https://bizky.ai/blog/ile-kosztuje-zatrudnienie-na-umowie-o-dzielo-wyjasniamy/
5. https://www.fakturaxl.pl/praca-na-umowe-o-dzielo-kiedy-mozna-jakie-podatki
6. https://www.podatki.gov.pl/pit/osoba-nieprowadzaca-dzialalnosci-gospodarczej/rozliczenie-osob-26-60/rozliczenie-z-dochodow-z-umowy-zlecenia-lub-o-dzielo/
7. https://poradnikkadrowej.pl/umowa-o-dzielo-koszt-pracodawcy/