Wynajem długoterminowy jak rozliczać przychody z najmu?

Wynajem długoterminowy zyskuje coraz większą popularność jako sposób finansowania firmowej floty. Kluczową kwestią staje się prawidłowe rozliczenie przychodów oraz kosztów podatkowych najmu długoterminowego. Już na wstępie warto podkreślić, że najem ten traktowany jest zarówno jako źródło przychodu, jak i usługę świadczenia, która generuje określone obowiązki podatkowe oraz limity odliczeń według wartości samochodu i sposobu użytkowania pojazdu [1][2][3][4].

Podstawy rozliczania przychodów z najmu długoterminowego

Najem długoterminowy oznacza wypożyczenie samochodu na okres wykraczający poza krótkoterminowe rozwiązania – zwykle na kilka miesięcy do kilku lat [1][2]. W aspektach podatkowych, przychód z takiej usługi powstaje zgodnie z ustalonymi w umowie okresami rozliczeniowymi, lecz nie rzadziej niż raz w roku. Przy rozliczeniu podatku PIT przedsiębiorca musi kierować się zapisami umowy oraz przepisami podatkowymi odnoszącymi się do wynajmu pojazdów [4].

Wynajem długoterminowy dla firm jest traktowany jako usługa świadczenia. Oznacza to konieczność rejestrowania przychodu zgodnie z okresem rozliczeniowym wpisanym w umowie o najem. Przychód powstaje w dniu wymagalności czynszu, zgodnie z harmonogramem płatności [4].

Limity kosztów podatkowych i sposób ich rozliczania

Wydatki związane z najmem długoterminowym można ujmować jako koszty uzyskania przychodu, ale ich maksymalny poziom zależy od wartości wynajmowanego pojazdu. Obecnie limity te wynoszą:

• 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych,
• 225 000 zł dla aut całkowicie elektrycznych [1][3].

Gdy wartość wynajmowanego pojazdu przekracza przewidziany limit, do kosztów podatkowych zalicza się jedynie część ponoszonych wydatków, wyliczając proporcję kwoty rat oraz innych kosztów do obowiązującego limitu [1][3].

W praktyce każde poniesione wydatki, takie jak czynsz najmu, ubezpieczenie OC/AC/NNW czy koszty eksploatacji pojazdu (np. serwis i paliwo), wpisuje się w kolumnie 13 KPiR jako pozostałe wydatki [2].

Odliczenia VAT w przypadku najmu długoterminowego

Korzystając z najmu długoterminowego, przedsiębiorca zyskuje prawo do odliczania podatku VAT od płaconych rat, jednak wysokość odliczenia zależy od sposobu użytkowania samochodu:

• 50% VAT w przypadku użytkowania mieszanego (czyli prywatno-firmowego),
• 100% VAT przy wyłącznym użytkowaniu samochodu do celów firmowych, pod warunkiem prowadzenia odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu [2][3][5].

Konieczność prowadzenia kilometrówki dla celów podatkowych została zniesiona od 1 stycznia 2019 r. dla rozliczenia kosztów do 75% w przypadku użytkowania mieszanego, lecz pozostaje wymagana, gdy przedsiębiorca chce odliczyć 100% podatku VAT [2][5].

Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i fakturowanie

Ponadto, w przypadku kosztów eksploatacyjnych (paliwo, przeglądy, części zamienne, naprawy), podstawowe zasady ich ujmowania w kosztach podatkowych są następujące:

• 75% kosztów – jeśli pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany,
• 100% kosztów – przy użytkowaniu wyłącznie w firmie i prowadzeniu dodatkowej ewidencji [1].

Wszystkie wydatki należy potwierdzić fakturami wystawionymi na firmę, a następnie prawidłowo ująć je w ewidencji podmiotowej. Wysokość realnie ujmowanego kosztu zależy więc od rodzaju użytkowania pojazdu i spełnienia wymogów formalnych dotyczących prowadzenia ewidencji przebiegu [1][2].

Rozliczenie podatku PIT z tytułu najmu długoterminowego

Rozliczając przychód z tytułu najmu długoterminowego, należy kierować się terminami określonymi w umowie o najem. Przychód powstaje na koniec okresu rozliczeniowego, zgodnie z treścią dokumentacji i przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych [4]. Istotne jest pilnowanie regularności rozliczeń i zgodności ze wskazanymi terminami umownymi. Gwarantuje to prawidłowe wykazywanie przychodów oraz ponoszonych kosztów w deklaracjach podatkowych.

Najważniejsze obowiązki podatkowe związane z najmem długoterminowym

Podsumowując – wynajem długoterminowy wymaga przestrzegania następujących zasad podatkowych:

• Stosowania limitów wartości pojazdu przy zaliczaniu kosztów uzyskania przychodu (150 000 zł lub 225 000 zł),
• Właściwego odliczania podatku VAT w zależności od użytkowania pojazdu,
• Prowadzenia lub zaniechania ewidencji przebiegu w zależności od celu odliczenia VAT,
• Rozliczania czynszu, ubezpieczeń i innych kosztów eksploatacyjnych zgodnie z formą użytkowania pojazdu,
• Fakturowania wszystkich kosztów na firmę oraz pilnowania terminów rozliczeniowych określonych w umowie [1][2][3][4][5].

Prawidłowa realizacja powyższych zasad zapewnia transparentność wobec urzędu skarbowego oraz maksymalne wykorzystanie dostępnych ulg i odliczeń podatkowych.

Źródła:

• [1] https://www.ayvens.com/pl-pl/o-nas/blog/abc-wynajmu/wynajem-dlugoterminowy-podatki/
• [2] https://www.totalmoney.pl/artykuly/wynajem-dlugoterminowy-samochodu-a-koszty-uzyskania-przychodu
• [3] https://chinskiesamochody.pl/strefa-wiedzy/wynajem-dlugoterminowy-korzysci-podatkowe-dla-firm
• [4] https://www.fakturaxl.pl/wynajem-dlugoterminowy-samochodu-jak-rozliczyc-podatek
• [5] https://star-fleet.pl/jak-rozliczac-vat-z-najmu-dlugoterminowego/