Jak napisać list oficjalny? List adresowany do jakiejkolwiek instytucji (np. urzędu, firmy), a także do osoby, jeżeli sprawa w nim poruszana jest oficjalna, powinien mieć odpowiednią formę. Napisanie takiego listu to nic trudnego. Jego elementy umieszczamy zawsze w tych samych miejscach, a forma jest niezmienna, niezależnie do jakiej instytucji piszesz. Odpowiednio napisane pismo przyspieszy załatwienie sprawy, a także ułatwi pracę osobie, która je odbierze i przeczyta (np. urzędnikowi).

Zaczynamy!

Na samej górze, w prawym górnym rogu kartki umieść miejscowość w której piszemy list i datę jego napisania. W Polsce stosujemy datę w formacie dzień.miesiąc.rok. Następnie, nieco poniżej, po lewej stronie kartki zapisz swoje dane, kolejno:

Imię i nazwisko
Adres (ulica i numer domu)
Adres (kod pocztowy i miasto)
Telefon (nie jest to konieczne, ale często może przyspieszyć powiadomienie Cię o tym czy sprawa została już załatwiona)
Adres e-mail (tak jak w przypadku telefonu)

Np.
Jan Kowalski (nie stosuj zdrobnień imienia)
ul. Piękna 1
50-100 Wrocław
tel. 600 100 200
e-mail. j.kowalski@gmail.com (umieszczając adres e-mail w oficjalnym liście postaraj się nie stosować adresu z Twoją ksywką lub przezwiskiem lub „śmieszną” nazwą, jeżeli nie masz adresu z imieniem i nazwiskiem, załóż sobie taki. Na pewno przyda się również w przyszłości)

Po prawej stronie kartki, poniżej Twoich danych zapisz dane adresata (instytucji lub osoby, do której piszesz list) w takiej samej formie jak Twoje Dane:

Np.
Prezes zarządu
Anna Nowak
Przedsiębiorstwo Pol-Bud Sp. z o.o.
ul. Ładna 1
56-400 Oleśnica

Oczywiście umieszczone tu przeze mnie dane są fikcyjne i jedynie przykładowe, ale Ty pamiętaj, aby przed zapisaniem adresu odbiorcy dokładnie sprawdzić nazwę instytucji lub imię i nazwisko odbiorcy, a także sam adres. Błąd w tej części może zostać odczytany jako brak szacunku, a to na pewno nie przyspieszy załatwienia sprawy w której piszesz.

Przykład (dane adresowe):

Nazwanie sprawy

Kiedy zapiszesz już miejsce, datę oraz dane nadawcy i odbiorcy, czas na przedstawienie Twojej sprawy.

Na środku strony pod adresami zapisz tytuł/nagłówek listu. Może to być: PODANIE, WNIOSEK, PROŚBA, ODWOŁANIE, ZAWIADOMIENIE oraz wiele innych, w zależności od tego z jaką sprawą się zwracasz.

Właściwe pismo

Teraz możesz już opisać swoją sprawę. Najlepiej jest zrobić to w trzech częściach (akapitach) – wstępie, rozwinięciu i zakończeniu.

Wstęp

Wstęp możesz rozpocząć słowami „Zwracam się z uprzejmą prośbą…”, „Piszę w sprawie…”, „Niniejszym składam wniosek…” itp. Pamiętaj o zwrotach grzecznościowych i oficjalnym stylu wypowiedzi. Jeżeli list jest odpowiedzią na wcześniejszą korespondencję, możesz zawrzeć w tej części również podziękowanie za odpowiedź na wcześniejszy list. Jeżeli odpowiadasz na jakieś pismo, warto dokładnie wskazać na jaki list piszesz odpowiedź. Wskaż datę i numer (jeżeli taki jest) wcześniej otrzymanej korespondencji. Ułatwi to pracę odbiorcy Twojego listu. Np. „W odpowiedzi na pismo/wezwanie nr … z dnia … wnoszę o …”

Rozwinięcie

W tej części szczegółowo opisujesz swoją sprawę – dlaczego piszesz, wysyłasz dany list. Ta część może się rozpocząć np. od słów „Swoją prośbę/wniosek motywuję…”

Zakończenie

W tej części możesz umieścić podsumowanie listu, wnioski dotyczące sprawy oraz podziękować odbiorcy za przeczytanie listu. Możesz to zrobić następującymi zwrotami: „Podsumowując…”, „Dziękuję za przeczytanie powyższego listu/prośby/wniosku”, „Będę bardzo wdzięczny za pozytywne rozpatrzenie mojej prośby”.

Podpis

Pod opisanym listem umieść zwrot grzecznościowy np. „Z poważaniem”, Z wyrazami szacunku” oraz swoje imię i nazwisko. Jeśli piszesz list na komputerze, wydrukuj imię i nazwisko, a następnie podpisz się odręcznie na wydruku. Jeśli piszesz list odręcznie, po zwrocie grzecznościowym podpisz się czytelnie.

Załączniki

Jeżeli załączasz do swojego listu jakieś dokumenty, umieść ich listę na końcu pisma, poniżej podpisu, po lewej stronie. Załącznikiem może być np. paragon jeżeli składasz pisemną reklamację towaru.

Przykład (treść listu):

O tym pamiętaj!

Pisząc oficjalny list, pamiętaj o ortografii i interpunkcji. Postaraj się opisać swoją sprawę możliwie krótko i rzeczowo. Dbaj o estetyczny wygląd listu. Zanosząc gdzieś oficjalne pismo, zadbaj o to, aby nie było pogniecione – przygotuj wcześniej np. teczkę, do której spakujesz pismo.

Dowód złożenia pisma

Jeśli sprawa ma dla Ciebie szczególne znaczenie, zadbaj o to, aby móc udowodnić, że pismo rzeczywiście dotarło do odbiorcy.

Jeżeli składasz pismo osobiście np. w urzędzie, do pracodawcy itp., przygotuj je w dwóch egzemplarzach. Jeden oddaj odbiorcy np. w okienku w urzędzie lub w sekretariacie w firmie. Następnie poproś osobę przyjmującą od Ciebie dokument o przybicie pieczątki na Twojej kopii (drugim egzemplarzu) – w ten sposób będziesz mieć dowód, że Twoje pismo zostało przyjęte przez odbiorcę.

Jeśli wysyłasz list pocztą, wyślij je listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru– jak to zrobić – w następnym poradniku 🙂

Przykład całości listu: