Gdzie zgłosić nadużycia w pracy i jak wygląda taka procedura?

Gdzie zgłosić nadużycia w pracy i jak wygląda taka procedura?

Nadużycia w pracy należy zgłaszać zgodnie z jasno określonymi procedurami – zarówno wewnętrznymi (w organizacji), jak i zewnętrznymi (do odpowiednich instytucji). Cały proces ma zapewnić ochronę sygnalisty oraz skuteczne rozpatrzenie zgłoszenia [1][4][5].

Co to są nadużycia w pracy i kto to jest sygnalista?

Nadużycia w pracy obejmują wszelkie działania niezgodne z prawem lub zasadami etyki zawodowej – w tym łamanie przepisów, mobbing, dyskryminację czy przypadki korupcji [1][2]. Osoba, która informuje o takich nieprawidłowościach, nazywana jest sygnalistą i korzysta z określonych prawnych mechanizmów ochrony, mających zapobiegać represjom ze strony pracodawcy lub współpracowników [1][5].

Gdzie i jak zgłaszać nadużycia w pracy?

Zgłoszenia mogą być kierowane na dwa sposoby: wewnętrzne zgłoszenie – dokonywane w firmie, lub zewnętrzne zgłoszenie – do instytucji takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub odpowiedni organ państwowy [1][4].

Każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 pracowników ma obowiązek stworzenia i wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalisty [5]. Wewnętrzny system zgłoszeń powinien zawierać szczegółową procedurę przyjmowania i rozpatrywania zawiadomień [1][3].

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista może zwrócić się bezpośrednio do organów państwowych, gdy uważa, że zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosło skutku lub nie jest możliwe [4].

Elementy prawidłowego zgłoszenia nieprawidłowości

Skuteczne zgłoszenie nadużycia w pracy powinno zawierać: datę i miejsce zdarzenia, szczegółowy opis naruszenia, osoby zaangażowane, wskazanie ewentualnych dowodów (np. dokumenty, korespondencja) oraz, w przypadku jawnego zgłoszenia, dane kontaktowe sygnalisty [2][4]. Im bardziej precyzyjne i poparte rzetelnymi dowodami zgłoszenie, tym większa szansa na skuteczne rozpatrzenie sprawy [2][4].

Przebieg procedury zgłoszeń nadużycia

Proces zgłaszania nadużycia obejmuje kilka kluczowych etapów:

• Sporządzenie zgłoszenia przez sygnalistę – pisemnie, ustnie, telefonicznie lub przez dedykowaną platformę [3].
• Przekazanie zgłoszenia do odpowiedniej osoby lub zespołu w firmie lub instytucji [1][3].
• Wstępna analiza zasadności zgłoszenia, weryfikacja zakresu naruszenia oraz właściwości organu przyjmującego zgłoszenie [4].
• W przypadku zgłoszenia wewnętrznego – wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez organizację; przy zgłoszeniu zewnętrznym – rozpoznanie przez instytucję państwową [4].

Organizacja powinna zapewnić przejrzystą dokumentację oraz protokołowanie każdego przyjętego zgłoszenia, a także określić jasne terminy poinformowania sygnalisty o rezultacie lub kolejnych krokach [1][3].

System ochrony sygnalistów – kluczowe zasady

Wszyscy sygnaliści są chronieni poprzez mechanizmy:

• możliwość anonimowego zgłoszenia (na życzenie zgłaszającego) [1][5],
• zakaz wszelkich form represji wobec osoby zgłaszającej [1][5],
• poufność danych sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu [1][5].

Obowiązkowe procedury w organizacjach obejmują także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń oraz opracowanie szczegółowych protokołów postępowania [1][5]. Powinny być dostępne różnorodne kanały zgłaszania, np. dedykowana linia telefoniczna, e-mail, platforma elektroniczna czy skrzynka pocztowa [3].

Zgłaszający mają zapewnioną ochronę prawną na czas wyjaśniania sprawy. Celem tych rozwiązań jest nie tylko eliminacja nadużyć, ale przede wszystkim ochrona sygnalistów i budowanie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i przejrzystości [1][4][5].

Wdrożenie i funkcjonowanie systemu zgłoszeń w organizacjach

Pierwszym krokiem do stworzenia systemu zgłaszania nadużyć jest dokładna analiza procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa oraz wyznaczenie osób lub zespołów odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów [1][5]. Następnie opracowuje się szczegółowe procedury zgłaszania nieprawidłowości i mechanizmy ochrony sygnalistów, które muszą być przekazane pracownikom [1][5].

System taki powinien przewidywać krótkie terminy na podjęcie działań, np. przyjęcie zgłoszenia ustnego jest możliwe w terminie do 14 dni od zgłoszenia się sygnalisty [3]. Kolejnym etapem jest bieżące monitorowanie systemu oraz zapewnienie dostępności i funkcjonalności kanałów zgłoszeniowych [1][3].

Podsumowanie: gdzie i jak zgłosić nadużycia w pracy

Nadużycia w miejscu pracy należy zgłaszać zgodnie z ustalonymi procedurami – najpierw wewnątrz organizacji (gdy jest to możliwe), a następnie, w razie potrzeby lub braku efektywności, do organów zewnętrznych. Każde zgłoszenie powinno być szczegółowe, zawierać dowody oraz spełniać wymogi formalne [1][2][4][5]. Organizacje mają nie tylko obowiązek przyjmowania takich zgłoszeń, ale zobligowane są również do ochrony sygnalisty i wyjaśnienia sprawy bez zbędnej zwłoki [5].

Źródła:

• [1] https://leanactionplan.pl/ustawa-o-sygnalistach-procedura-zgloszen/
• [2] https://www.gov.pl/attachment/3c0e2b0c-6772-4961-b9ae-77750b03355f
• [3] https://g.infor.pl/p/_files/38323000/procedura-zgloszen-wewnetrznych-sygnalisci-38322922.pdf
• [4] https://www.gov.pl/web/us-glowno/sygnalista-procedura-zewnetrzna
• [5] https://ciesielski-oczachowska.pl/porady/procedura-zglaszania-nieprawidlowosci-i-ochrony-sygnalisty-na-przykladzie-roznych-organizacji/