Klauzula o ochronie danych osobowych to element nieodzowny w dokumentach firmowych takich jak CV, listy motywacyjne czy formularze rekrutacyjne. Jej prawidłowe umieszczenie jest kluczowe do legalnego przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Bez tej klauzuli firmy nie mają prawa do przetwarzania danych kandydatów – co wynika bezpośrednio z rozporządzenia unijnego obowiązującego w całej Europie [1][2][4][5].
Znaczenie umieszczenia klauzuli o ochronie danych osobowych
Przepisy RODO wymagają, aby każde przetwarzanie danych osobowych było zgodne z określonymi zasadami, w tym udzieleniem wyraźnej i dobrowolnej zgody. Niedopełnienie tego obowiązku prowadzi do nielegalności operacji przetwarzania oraz blokuje możliwość uczestnictwa kandydata w procesie rekrutacyjnym [1][6]. Obowiązek informacyjny nakłada na administratora konieczność poinformowania o tożsamości administratora, celach i podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych, odbiorcach i danych inspektora ochrony danych [3][7].
Coraz większa jest także świadomość ryzyka potencjalnych kar finansowych za brak zgodności z RODO [5].
Gdzie umieścić klauzulę o ochronie danych osobowych w dokumentach firmowych?
Kluczowe jest umieszczenie klauzuli o ochronie danych osobowych w dolnej części dokumentu, najczęściej w stopce CV, listu motywacyjnego lub formularza rekrutacyjnego [1][2][4][5][8]. Pozwala to zachować przejrzystość dokumentu i nie zaburza jego struktury. W wypadku dokumentów wielostronicowych klauzulę należy umieszczać na każdej stronie, aby użytkownik był informowany niezależnie od fragmentu dokumentu, z którym ma do czynienia [2][4][5][8].
Zgodnie z aktualnymi trendami na lata 2025/2026 do klauzuli powinno się dodawać nazwę konkretnej firmy, do której przekazywany jest dokument. Zalecaną praktyką jest także oznaczanie stopki mniejszą czcionką – 6-8 pt (Arial lub Calibri), by nie przyćmić właściwej treści aplikacyjnej [2][4][5][8].
W dokumentacji firmowej takiej jak polityka bezpieczeństwa, inwentaryzacja zasobów czy rejestr czynności przetwarzania, klauzule zwykle mają postać odrębnych sekcji lub załączników. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) klauzula powinna być załącznikiem do każdego dokumentu pozyskującego dane osobowe, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej [3][7].
Wymagane elementy i konstrukcja klauzuli w dokumentach firmowych
Każda klauzula informacyjna zgodnie z art. 13 RODO musi obejmować:
- tożsamość administratora danych
- dane kontaktowe inspektora ochrony danych (gdy powołany)
- cel przetwarzania
- podstawę prawną (najczęściej art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
- informację o odbiorcach danych
- okres przechowywania danych
Elementy te są wymagane przez prawo i muszą być łatwo dostępne dla osoby, której dane są przetwarzane [3][7].
Brak klauzuli wyklucza legalność przetwarzania i powoduje trudności w dalszym procedowaniu kandydatów lub w obsłudze klienta. Firmy są zobligowane do przechowywania akt kadrowych przez 50 lat, zaś dokumentów dotyczących umów po 1 stycznia 2019 roku – do 10 lat [3][4][7].
Procesy i powiązania z politykami ochrony danych
Zbieranie danych osobowych w firmie rozpoczyna się w momencie umieszczenia klauzuli o ochronie danych w dokumencie i przekazania go administratorowi danych. Następnie przez cały proces przetwarzania dokumentacja przechodzi archiwizację zgodnie z ustalonymi przepisami [3][7]. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych każda czynność przetwarzania powinna mieć odpowiednią klauzulę załączoną do dokumentu, niezależnie od formy [3][5].
Klauzula jest powiązana z ogólną polityką RODO firmy i ewidencją powierzania danych osobowych, będąc niezbędną częścią zgodności organizacji z przepisami ochrony danych [3][7].
Podsumowanie: najważniejsze fakty dotyczące umiejscowienia klauzuli
Kluczowym aspektem jest to, aby klauzulę o ochronie danych osobowych umieszczać zawsze na dole dokumentu firmowego, najlepiej w stopce, używając zalecanej czcionki 6-8 pt, z podaniem konkretnej nazwy firmy i celu przetwarzania danych [1][2][4][5][8]. Dla dokumentów więcej niż jednej strony klauzula musi się pojawić na każdej z nich. W dokumentacji wewnętrznej firm czy w działalnościach JDG obowiązuje jej umieszczenie jako załącznik lub odrębna sekcja, zapewniająca transparentność i legalność operacji przetwarzania [3][7].
Spełnienie tych wymogów nie tylko ułatwia ochronę prywatności, ale również chroni firmę przed potencjalnymi karami finansowymi wynikającymi z naruszenia przepisów RODO [5].
Źródła:
- [1] https://interviewme.pl/blog/klauzula-cv
- [2] https://www.livecareer.pl/cv/klauzula-cv
- [3] https://firmove.pl/aktualnosci/prawo/ochrona-danych-osobowych/rodo-w-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej
- [4] https://lexdigital.pl/aktualna-klauzula-rodo
- [5] https://rocketjobs.pl/blog/klauzula-cv-2025-aktualne-wzory-zgodne-z-rodo
- [6] https://businessinsider.com.pl/finanse/zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych-2022-wzor-klauzula-cv/qgwnvw5
- [7] https://odo24.pl/blog-post.klauzule-rodo-wzor
- [8] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-co-zmienila-nowa-klauzula-w-cv-po-wejsciu-rodo
Korepetycje z życia to portal edukacyjny poświęcony praktycznej wiedzy, której nie znajdziesz w podręcznikach szkolnych. Publikujemy konkretne poradniki z zakresu prawa, kariery, finansów, psychologii i biznesu – wszystko po to, żeby dorosłe życie stało się mniej skomplikowane.